Agile Life Planning

В этой статье будет рассмотрен заключительный этап подхода к работе с личными целями – Agile Life Planning. Я думаю, этот шаг наряду с фазой постановки целей является наиболее влияющим на конечный результат. Основная идея этого 5-го по счету этапа провести ретроспективный анализ своих текущих результатов, сделать выводы о том, что хорошо, а что не очень и применить эти выводы для улучшения будущей работы. Ниже рассмотрим, как все это реализовать на практике и применить для личного планирования

Итак, мы на 5 шаге Agile Life Planning. Это финальный этап при описании методологии, но не последний при ее использовании. На нем движение не заканчивается, а лишь подводятся результаты текущего и начинается работа над новым циклом движения к целям

Концептуально этап №5 состоит из двух частей: сначала проводится ретроспектива, а затем ее результаты применяются для оптимизации дальнейшей работы. Выполнять данное упражнение можно раз в месяц (не чаще) или раз в квартал (тоже достаточно). А в конце года проводить итоговую ретроспективу.

Рассмотрим в деталях каждую часть по-очереди: что, как и зачем нужно делать

1. Ретроспективный анализ текущих результатов

Допустим, к этому моменту что-то уже сделано, выполнены определенные задачи, есть какие-то результаты. Но как все это проанализировать и понять степень успеха?

Чтобы определить, какой результат является отличным, какой допустимым, а в какой ситуации задачу вообще нельзя считать выполненной нужно понимать, что и с чем сравнивать.

Метрики и индикаторы

Для оценки результатов нужны метрики, специальные индикаторы успешности. У каждой цели это будет свой набор критериев и показателей, определяющих степень и качество ее выполнения.

Какими должны быть метрики?

1) В идеале, каждая метрика должна однозначным образом рассчитываться из полученных данных. Тут не стоит опираться на ощущения и субъективное видение ситуации – только цифры. Как обычно рассмотрю пример из области финансов (как самый наглядный) хотя такое упражнение можно применить для любой сферы жизни. Допустим одна из ваших целей – сокращение своих регулярных расходов, в этом случае:

• Текущий средний уровень расходов за месяц принимаем за 100% (например, средний расход 1000$)
• А оценивать мы будем % отклонения от этого уровня. Например, наша цель -30%, т.е. 70% от ориентира (уменьшение расхода до 700$

2) Каждый индикатор должн допускать несколько степеней выполнения. Не просто да или нет, а некоторый набор уровней. И каждому уровню также будет соответствовать конкретная цифра. Подолжая тот же пример, это может быть:

• 0тлично – 60% от начального размера, взятого за ориентир
• Хорошо – 70%, целевой уровень
• Нормально – 80%, есть заметное улучшение, но оно недостаточное
• Плохо – 100%, изменений не произошло, мы на том же уровне, от которого начали работать
• Очень плохо – 110%, расходы даже выросли

3) По такому же принципу подбираются индикаторы и для других целей. В целом, метрики можно строить основаваясь на:

• Сумма и абсолютные цифры
• Процентное изменение от начального значения
• Сроки достижния цели и времени выполнения задач
• Отношении количества сделанных задач к общему числу запланированных
• Изменение скорости выполнения задач\целей (трэнды)
• Доля задач к которым пришлось возвращаться повторно
• Время жизни задачи\цели в быклоге до реализации
• Количество задач оказавшихся неактуальными в отношении к общему бэклогу
• И т.д.

Ретроспектива

Для проведения ретроспективного анализа нужно раз в квартал выделить себе полдня-день. Ппериодичность будет зависеть скорее от собственного комфорта, для кого-то больше подойдет и ежемесячный трэкинг. Првым делом необходимо подготовить все данные, рассчитать метрики и индикаторы прогресса по своим целям и далее приступать к анализу. Что именно делать:

1. В первую очередь - пройти по каждой цели и по выполненным в рамках нее задачам и задать себе 2 вопроса: что было сделано действительно хорошо (и может быть переиспользовано в будущем), а что можно и нужно улучшать. Метрики помогут отделить оно от другого. Ответы на первый вопрос дадут дополнительную уверенность при дальнейшем планировании. На второй – лягут в основу идей по оптимизации своей работы и адаптации действий к реальной ситуации
2. Выделить области с наибольшим и с наименьшим прогрессом и постараться разобраться, в чем между ними разница. Возможно дело в мотивации, интересе – одна сфера болелее привлекательна, чем другая? А может быть дело совсем не в этом. В любом случае нужно докопаться до причины
3. Определить на какой области \ типах задач необходимо будет сфокусироватся в первую очередь в будущем. Сделать это нужно исходя из текущих приоритетов, а также, чтобы подтянуть «хвосты» по отстающим направлениям
4. Собрать дополнительную обратную связь и получить отзывы о себе от тех людей, с которыми больше всего взаимодействуете. С этим нужно быть аккуратнее, т.к. отзывы всегда субъективны, но если их будет достаточно большое количество (5-6 и более), то уже можно составить свой вполне правдоподобный внешний образ, воспринимаемый окружающими

В качестве инструмента для такого анализа лучше всего подойдет Excel или его аналоги. Но в принципе обычный листок бумаги также сгодится. Тут главное не усложнять процесс – по мере прохождения по бэклогу отражать свои выводы, идеи и решения с источнику

2. Адаптация подходов планирования и движения к целям

После проведения ретроспектив все идеи по адаптации своих действий к реальной ситуации фактисески уже готовы. Осталось только все это применить и использовать на практике. Добавлю лишь несколько мементов, на которые стоит обратить особое внимание:

1. Чем прощем, тем лучше – при прочих равных всегда нужно идти по пути упрощения. Если что-то не получалось, то возможно причина именно в усложнении – цель и требуемые действия непонятны
2. Если множество усилий не дают результата и задача не решается, возможно стоит полностью поменять тактику или вообще на время отложить попытки. Как правило решение приходит само

Все этапы Agile Life Planning: