Итак, продолжаю разбирать концепцию личного планирования Agile Life Planning по шагам. Благодаря предыдущим этапам №1 и №2 у нас уже есть набор целей, а также определены задачи-шаги по их достижению. Теперь необходимо обеспечить постоянную актуальность данного списка и этап №3 Agile Life Planning отвечает именно за это.

Что такое актуальный бэклог в ИТ и в жизни?

Что же означает – «список задач актуальный»? Под актуальным я буду понимать такой бэклог, в котором:

1. Нет целей и задач, которые потеряли смысл, значимость и более не нужны
2. Присутствуют все сформулированные к текущему моменту цели и задачи
3. Связанные задачи сгруппированы между собой и разобраны по приоритетам

В статье для Luxoft Training Center «Agile Life Planning: актуализация бэклога личных целей и задач» я писал, что для работы со списком персональных целей очень хорошо подходит такой инструмент как Product Backlog Grooming. Нужно только перенести этот метод из сферы Agile разработки ПО на личные цели и они всегда будут действительно актуальными и насущными. В данной статье я хочу кратко пройти по основным моментам как же это сделать.

Применение Life Backlog Grooming для списка личных целей

По аналогии с Grooming в ИТ предлагаю назвать проработку и актуализацию списка жизненных целей и задач Life Backlog Grooming.

Как и в случае организации Grooming при разработке ПО при работе с персональными планами также необязательно резервировать для этого какой-то фиксированный день и время. Важно просто проводить анализ бэклога регулярно, лучше не реже 1 раза в квартал. При этом вполне можно проводить Life Backlog Grooming и раньше, например, если меняется жизненная ситуация, появляются новые возможности, смещаются приоритеты.

Теперь подробнее про основные шаги Life Backlog Grooming:

1. Добавление новых целей и удаление старых, которые стали неактуальными

Этот шаг можно разделить на 2 части: добавление и удаление.

• При добавлении новой цели ее необходимо проработать как описано на 2-ом этапе Agile Life Planning, т.е. определить тип (привычка или «разовая» цель) и провести декомпозицию на конкретные задачи.
• Цель, которая стала неактуальной, необходимо удалить из общей Mind Map структуры и, при этом, проанализировать список ее задач. Возможно там найдутся интересные и ценные идеи, мысли и планы, которые стоит сохранить на будущее.

2. Классификация и объединение взаимосвязанных между собой задач

Предлагаю разделить весь бэклог на 3 группы:

• 1-я группа - «Проекты»: задачи связанные между собой в рамках одной цели.
  • В проекты объединяются задачи, связанные с достижением какой-то одной достаточно масштабной цели. В рамках каждого проекта содержится весь список связанных с ним дел, задач и условий.
  • Часть задач в проекте могут быть долгосрочными, а часть текущими и планироваться в рамках текущего года.
• 2-я группа - «Текущие задачи»: задачи на ближайший год
  • Это подтвержденные, актуальные и более или менее независимые задачи. Они также будут формировать собой бэклог дел на ближайший год.
• 3-я группа - «Долгосрочные задачи»: задачи для будущего планирования + список идей
  • С одной стороны, это общий бэклог целей и задач, выполнение которых планируется через год и позднее.
  • С другой, в эту группу попадут также все цели и задачи сроки и необходимость выполнения которых пока непонятны в принципе. И эта часть группы также весьма важна, список таких задач нужно периодически пересматривать. Ведь в нем можно найти какие-то интересные идеи, увидеть возможность реализовать то, что раньше казалось невозможным или несвоевременным.

3. Верхнеуровневая оценка и определение приоритета задачи в бэклоге

• В первую очередь важен именно приоритет и он фактически определяется в рамках классификации и разделения на группы как показано на предыдущем шаге.
• Что же касается оценки, то тут важно понимать хотя бы примерный, верхнеуровневый ориентир по срокам (как минимум, чтобы понять хватит ли на задачу года). Но, во-первых, если ближайшем году задачу действительно «хочется» решить а цель достичь, то нужно ее планировать и реализовывать хотя бы частично. А вот чтобы получить и оценить отдельные части поможет декомпозиция.
• В статье Agile in IT: 8 методов декомпозиции задач я разобрал эффективные способы разбиения задач. Также полезными будут методы индикативной оценки, которые позволят сопоставить разные задачи между собой: Agile in IT: 7 техник оценки задач.