Менеджмент в ИТ

Кейсы по управлению командой: «расстановка приоритетов»

Неправильная понимание сотрудником приоритетов в работе, это довольно типичная ситуация. Руководитель рассчитывает на выполнение какой-то определенной задачи, а сотрудник в это же время занимается другой работой. Может произойти, например, следующая ситуация:

1. Руководитель озадачил сотрудника определенной работой, определил сроки и цели.

2. Сотрудник понял все свои задачи и отправился их выполнять. 

3. Однако, по истечении запланированного времени сотрудник бодро сообщает, что задачи руководителя он не выполнил, т.к. у него появились другие, более приоритетные (по его мнению) дела.

Итак, как же бороться с переключением сотрудников на незапланированные задачи, а еще лучше - как это в принципе исключить?

Для начала разберемся, как у сотрудника могло появиться что-то более приоритетное. Как он понял, что новые задачи важнее, чем поставленные руководителем? Вариантов может быть несколько:

  • Например, сотруднику к сотруднику пришел\позвонил\написал заказчик или клиент и попросил срочно заняться его проблемой. Естественно сотрудник не смог отказать – «это же заказчик, что тут скажешь?».
  • Другой вариант, нашего сотрудник подключил к какой-то новой задаче вышестоящий руководитель из другого отдела\проекта\подразделения. Руководству, естественно, тоже было неудобно отказывать – «выполняя его поручения, мы же действуем в интересах компании, разве нет?».
  • Также сотрудника мог попросить помочь его коллега, тем самым переключив его внимание на другие задачи. С коллегой сотрудник в отличных отношениях, плюс тот недавно также сильно ему помог в работе – «отказать было просто невозможно».

Итак, кто виноват в ситуации и что с этим делать, чтобы избежать подобного в будущем?

1. Во-первых, кто виноват в нарушении приоритетов.

Как это обычно и бывает, скорее всего оба: это явно сотрудник, который решил переключиться на другие активности, но, возможно, и сам руководитель, поставивший задачу:

  • Руководитель скорее всего не объяснил сотруднику модель поведения, в случае если возникает дополнительная задача. Либо сделал это не достаточно доходчиво, подсветив важность правильно отработать подобную ситуацию: почему это важно, что будет, если этого не делать и т.п. Возможно, что сама задача фактически не была правильно поставлена, а озвучена как «пожелание», поэтому сотрудник и не среагировал на нее правильно.
  • Если задача была явно определена и поставлена непосредственным руководителем, то сотрудник явно отклонился от своих основных обязанностей. Ему следовало сообщить руководителю про новые задачи, которые могут помешать выполнению текущей работы и обсудить дальнейшие действия. Собственно, даже формально по ТК одно из основных требований: «обязанность работника выполнять распоряжения (указания) руководителя».

2. Теперь, как избежать подобной ситуации.

Самое первое и простое решение, которое может прийти в голову, это проверять статус выполнения работы чаще, регулярно контролировать тем ли занят сотрудник. Однако, это тупиковый вариант, который приведет только к микроменеджменту, тотальному контролю и полной несамостоятельности сотрудников.

Правильным и эффективным решением будет заранее определить с сотрудником "правила игры": как поступать в ситуации, когда что-то пошло не так и появилась помеха для выполнения текущих задач. Эти правила кратко можно сформулировать так:

  • Все задачи принимаются только от непосредственного руководителя. Больше никто не может озадачить сотрудника без согласования с ним.
  • Все поставленные задачи должны быть выполнены полностью и к запланированным срокам. Какие-либо дополнительные задачи не должны этому помешать.
  • Если сотрудник столкнулся с проблемой, которую нельзя решить на его уровне, что-то заблокировало работ – в этом случае он сразу сообщает руководителю.
  • Если у сотрудника возникли вопросы по приоритетам, появились проблемы с ресурсами и планированием дальнейших действий, он также сразу обсуждает это со своим руководителем.
  • Если кто-то просит помочь с другой задачей, подключиться к решению какой-либо проблемы, но это помешает сотруднику выполнить его текущие, то эту ситуацию также необходимо подсветить руководителю, для определения приоритетов.

Если договориться о таких правилах, то микроменеджмент в отношении сотрудников не потребуется. Они сами сразу сообщат руководителю о всех возникающих вопросах и проблемах. При этом задачи, поставленные непосредственным руководителем всегда будут иметь максимальный приоритет, кто бы не попросил выполнить что-то другое. И заказчик, и руководитель компании в случае возникновения каких-то запросов будут тут же отправлены к непосредственному руководителю, для согласования времени на выполнение работы.

О проекте

  • Проведение тренингов и вебинаров: QA, Time management, People management, Agile
  • Консалтинг в области организации рабочих процессов в ИТ
  • Проведение и подготовка к собеседованиям

Информация об авторе проекта

 

Контакты

Skype: xpavnov

E-mail: xpavnov@gmail.com

VK: https://vk.com/doitsmartly

Группа вконтакте

doITsmartly©2018
Яндекс.Метрика

Search

//