Хочу добавить свои пять копеек в в общую копилку техник тайм-менеджмента. Уверен, что практически каждый каждый в своей жизни и профессиональной деятельности перепробовал множество различных способов записи и планирования текущих дел. Так и я в поисках подходящей техники тайм-менеджмента прочитал множество литературы, пробовал различные инструменты планирования и способы записи дел.
В данной статье я не буду рассматривать необходим ли вообще тайм-менеджмент (хотя на мой взгляд ответ очевиден) и разбирать базовые принципы планирования а приведу пример моего способа работы с текущими задачами и делами. Разберемся с тем, как просто и эффективно работать с ежедневными задачами, всегда иметь актуальный список дел и ничего не забыть.
Фактически мой метод планирования, это комбинация различных практик – что-то я взял у Дэвида Аллена и его GTD, что-то у других гуру тайм-менеджмента, а некоторые вещи добавил сам. Я начинал с использования самых простых списков задач на бумаге\в блокноте, пробовал и «продвинутые» приложения, проходил через планирование дел в календаре, но в итоге, опять вернулся к простому. В результате объединения различных подходов получился, на мой взгляд, довольно простая в использовании техника. Она позволяет:
- Всегда иметь перед глазами текущий список актуальных дел и ничего не пропускать.
- Видеть долгосрочные задачи и проекты, не забывать о них и в нужный момент добавлять соответствующие дела в план на неделю.
Ниже рассмотрим, что собой представляет эта техника и как работает.
Какой инструмент использовать?
Можно использовать и обычную записную книжку, но я все же сторонник хранения информации в электронном виде. Так ее проще хранить, структурировать, искать и обрабатывать.
На текущий момент для ведения списка дел я использую Microsoft OneNote. OneNote можно бесплатно скачать с сайта Microsoft. Программа является удобной электронной версией обычного бумажного блокнота, поддерживает список вкладок, позволяет выстраивать иерархию записей и применять различные тэги\категории к отдельным задачам.
Для метода планирования описанного ниже OneNote, на мой взгляд, подходит лучше всего. Он не перегружен лишним функционалом, очень прост и в тоже время удобен в использовании, т.к. позволяет структурировать информацию. Хотя при желании можно воспользоваться и стандартным Notepad или его аналогами.
Как организовать пространство для планирования?
В OneNote создаем 3 вкладки:
1. «Задачи»
На этой вкладке будем работать с подтвержденными и актуальными задачами. Тут мы выделяем следующие группы:
- «Текущая неделя». В этой группе будем размещать список дел для текущей недели. Для этого в рабочем поле создаем подгруппу под каждый день недели. Подгруппы можно выделить либо указав дату, либо перечислив Пн, Вт, Ср и т.д. Также делаем группу "неразобранное". Ее размещаем в сверху, перед днями недели и добавляем туда все новые задачи, пока они еще не проанализированы, не оценены и для них не выбрана определенная группа.
- «Следующая неделя». В этой группе будет находиться бэклог задач на следующую неделю. Задачи можно перечислить в виде обычного списка, без выделения подгрупп.
- «Текущий месяц». Такой же список дел, но на месяц.
- «Текущий год». Бэклог задач, которые мы планируем выполнить в текущем году.
2. «Долгосрочное»
Эта вкладка необходима для хранения и анализа задач, которые пока не требуют выполнения. Это могут быть дела с низким приоритетом и пока непонятной ценностью либо вообще только наброски и идеи будущих проектов. На этой вкладке создаем следующие группы:
- «Следующий год». В этой группе будем вести список задач на будущий и последующие годы. Это отложенные дела, проекты и задачи, к которым необходимо вернуться позже и о которых важно не забыть.
- «Список идей». Собственно, тут можно вести список идей, которые пришли в голову и потребуют дополнительной проработки.
- «Архив задач». Это группа для отлаженных задач с низким приоритетом и ценностью. Данный архив важен, т.к. с течением времени приоритеты задач могут меняться и однажды тут можно будет найти что-то важное и вернуть в основной список на вкладку «Задачи».
3. «Проекты»
В данном разделе мы будем вести группы задач, связанных с достижением какой-то определенной и достаточно значимой цели, реализацией комплексных проектов. Каждая группа – это один проект, в рамках которого содержится весь список связанных с ним дел, задач и условий.
Процесс работы с задачами.
Итак, теперь о том, как выполняется планирование текущих и долгосрочных дел. С задачами и встречами, которые четко привязаны к дате и ко времени, все довольно просто – их мы добавляем в календарь и какого-то дополнительного планирования тут не нужно. Все остальное, свободное от жесткого планирования время можно использовать на задачи и проекты из нашего OneNote ежедневника.
Очень важный момент – не делать лишней работы по искусственной классификации задач. На мой взгляд не будет большой пользы от того, что мы будем делить все задачи по спискам важные-срочные, неважные-срочные и т.д. – потратим много времени, а эффект сомнителен. Для каждой задачи нужно понять только должна ли она быть сделана и если да, то когда, больше структуру можно не усложнять.
Первый раз мы заполняем OneNote теми задачами, которые уже есть, распределяя их по соответствующим группам: по дням, неделям, месяцам.
Точно так же формируются списки связанных дел и задач для отдельных проектов.
Далее ежедневно дополняем существующий список задач новыми по мере их появления. Для этого сначала помещаем их в самый верх списка как "неразобранные", а затем (можно выделять время раз в день) распределяем по соответствующим группам. Выполненные дела стираем из списка. Все выглядит довольно просто, далее как это реализуется на практике.
1. В течение дня:
- Список задач текущего дня (подгруппа с сегодняшней датой) используем как общий бэклог дел. Сюда записываем все новые дела и задачи, по которым сразу непонятно, куда их следует отнести (задачи на день\неделю\месяц\год). Новые задачи просто добавляем ниже в список к уже существующим. Любая просьба коллег, сделанные на бегу договоренности, зафиксированные на встрече шаги и действия – все необходимо перенести из головы в данный список.
- Не нужно сразу тратить время на каждую из задач при ее появлении, это можно сделать один раз в конце дня.
- Выполненные дела просто стираем из списка. OneNote при этом просто восстанавливает нумерацию.
- В конце дня очень важно проанализировать оставшийся список не сделанных и поступивших в течение дня задач и распределить их:
- Часть дел перейдет в список следующего дня
- Часть распределится по другим дням текущей недели
- Какие-то задачи перейдут в группу «Следующая неделя»
- Что-то будет перенесено в более долгосрочные группы «Текущий месяц» и «Текущий год»
- Оставшиеся задачи уйдут на вкладку «Долгосрочное»
- После того как все задачи прошедшего дня распределены, мы просто стираем подгруппу с текущей датой. Вверху списка группы «Текущая неделя» оказывается новый день.
2. В конце недели:
- Создаем структуру для планирования следующей недели. Готовим подгруппы под каждый день для раздела «Текущая неделя».
- Основой для списка дел на новую неделю будут разумеется задачи из списка «Следующая неделя». Переносим задачи из следующей недели в текущую.
- Невыполненные на прошедшей неделе задачи также перейдут на новую неделю и добавятся в этот список.
- Просматриваем список «Текущий месяц» и переносим необходимые задачи в группы «Текущая неделя» и «Следующая неделя».
3. В конце месяца:
- Теперь когда месяц подошел к концу для работы в новом месяце переносим очередные задачи из группы «Текущий год».
- Те задачи, которые были запланированы, но не выполнены в прошедшем месяце остаются также в списке «Текущий месяц» либо, если они более не актуальны, переносятся в «Долгосрочное».
4. В конце года:
- Подводим итоги прошедшего года и формируем структуру планирования для следующего.
- Проводим анализ «Идей» и оценку приоритетов для задач из вкладки «Долгосрочное»
- Декомпозируем новые цели на отдельные задачи и дела, добавляем их в соответствующие им группы.
Дополнительные опции, использование тэгов и категорий.
OneNote предоставляет ряд готовых тегом и возможность создавать собственные. Существует следующий набор готовых тэгов:
На мой взгляд вполне достаточно уже существующих категорий и вообще лучше без необходимости не использовать слишком много разных тэгов, т.к. это неизбежно приведет к усложнению восприятия списка дел как единой системы.
Однако, иногда бывает удобно выделить какие-то задачи, например тэгом «Important» или «Critical», чтобы дополнительно на них сфокусироваться. Можно присвоить нескольким задачам общий тэг «Project A», чтобы их объединить. Все это позволяет комбинировать задачи отмеченные тэгом и просматривать общий список дел в той или иной категории:
