На этапе №4 Agile Life Planning мы приходим к управлению тем потоком целей и задач, которые были определены на предыдущих шагах. Фактически это управление личным временем и списком дел, это тайм менеджмент. Основные цели данного этапа ничего не забыть, представлять имеющийся фронт работ, делать все в срок, учитывать взаимозависимости между задачами.

Ранее, на этапе №3 Agile Life Planning все задачи уже были сформулированы и проанализированы, по ним сделана оценка сроков, определен приоритет и их связанность с другими пунктами списка. Цель данного шага, применить алгоритм для управления всем этим получившимся набором задач, а также и теми, что будут добавляться в будущем.
В статье "Planning: метод работы со списком дел и текущими задачами" я уже подробно разбирал шаблон плана для работы со списком текущих дел. Фактически это был более частный случай планирования. Теперь те же самые принципы перенесем на работу с жизненными целями, при этом все группы и правила работы с задачами останутся прежними.

Подготовка плана для работы со списком дел

В вопросе работы с потоком дел полдела, это его грамотная и простая визуализация. Мы ничего не храним в голове, все выписываем в специальную структуру. Поэтому первым шагом алгоритма работы с бэклогов задач будет формирование и наполнение плана. Структура плана, которую я предлагаю использовать, выглядит следующим образом:

В качестве рабочего инструмента как и прежде я предлагаю использовать Microsoft OneNote, он отлично позволит реализовать приведенную выше структуру.

При первоначальном планировании все задачи, цели, дела и привычки раскладываем по группам согласно их типам и приоритетам. Заполняем вкладки показанные на схеме:

• «ЗАДАЧИ» все, что предварительно планируется выполнить в течение года (краткосрочные дела), плюс все новые возникающие задачи.
• «ПРОЕКТЫ» задачи связанные между собой единой целью. На этой вкладке будут только долгосрочные и наиболее важные задачи проекта, которые иллюстрируют его структуры и направления работы. Все тактические проектные дела будут перенесены и запланированы на вкладке «ЗАДАЧИ»
• «ДОЛГОСРОЧНОЕ» это, в первую очередь, список одиночных и долгосрочных дел, которые не попали в две предыдущие группы. Также тут хранятся интересные мысли, идеи, которым нет применения на текущий момент, но они могут иметь ценность в будущем.

Регулярная работа с планом и выполнение дел

Далее все просто - регулярно добавляем в структуру новые задачи и выполняем запланированные в порядке их приоритета. Регулярность выражена несколькими циклами планирования от 1 дня до 1 года:

• Делаем каждый день
  • В начале дня делаем обзор списка на сегодня, расставляем приоритеты, оцениваем как и когда будем выполнять каждый пункт.
  • Выполняем задачи текущего дня и сделанные стираем из списка. Невыполненные – отправляем в список следующего дня.
  • Новые задачи, которые приходят в течение дня и не требуют немедленного решения помещаются в список «Неразобранное», которые в конце дня анализируется и распределяется по соответствующим группам и подгруппам.
• Делаем 1 раз в конце каждой недели
  • Формируем список на следующую неделю. Для этого берем бэклог дел из списка «Следующая неделя» и добавляем в этот же список задачи, которые не были выполнены на прошедшей неделе. При этом обязательно анализируем причины, по которым что-то не было сделано.
  • При необходимости добавляем к списку на ближайшую неделю задачи из раздела «Текущий месяц».
• Делаем 1 раз в конце месяца
  • В проводим обзор списка «Текущий год» и выбираем задачи на следующий месяц.
  • Вместе с этим задачам также учитываем и долг с прошлого периода. Однако, с невыполненными задачами сначала необходимо разобраться, уточнить их актуальность. Ведь если, что-то не было сделано за месяц, то, возможно, об этом вообще можно забыть.
• Делаем 1 раз в конце года
  • Подводим итоги прошедшего года и формируем план на следующий. Для этого берем задачи из «Проектов» и раздела «Долгосрочное» и распределяем их в разделе «Задачи».
  • Помимо формирования плана и списка задач важно сделать и анализ «идей», и провести оценку общих целей.

Разбор этой же темы в моем блоге в Luxoft Training Center: Agile Life Planning: управление потоком задач